A função da ocorrência é a manutenção do acervo. Um produto só se torna editável enquanto houver uma ocorrência lastreando a sua revisão.
Durante a atualização dos produtos, todas as alterações são publicadas em uma base temporária, a fim de inibir a exibição de informações ainda não consolidadas, ou que não tenham sido devidamente aprovadas.
Ao registrar uma nova ocorrência, será informada uma breve descrição dos motivos da revisão, o elenco de produtos a ser atualizado, o centro de resultado, a equipe delegada e o prazo estabelecido para a revisão.
As ocorrências podem ser de inclusão, alteração ou correção, em três categorias: atualização de imagem, atualização de ficha técnica e atualização de imagem e ficha técnica. De acordo com a categoria da ocorrência, diferentes controles são ativados para as etapas da revisão.
Cada produto relacionado na ocorrência apresenta controles de etapas, tarefas, aprovações e up-loads. Os controles de etapas e tarefas oscilam entre “Em Revisão”, ”Concluída”, ”Cancelada” e ”Pendente”.
Ao concluir uma tarefa, os revisores podem solicitar a aprovação dos coordenadores. Os controles de aprovações das atualizações do acervo oscilam entre “Não Solicitada”, ”Pendente”, “Aprovada” ou “Reprovada”.
Uma vez aprovada, a atualização promovida poderá ser publicada definitivamente nos repositórios que integram o Catálogo Corporativo.
Na medida em que a atualização de cada produto é concluída, aprovada e publicada, o ciclo de revisão da ocorrência é encerrado. O histórico dos comentários, links e arquivos anexos são bloqueados e mantidos para consulta, não sendo possível editar as informações já registradas. Eventuais atualizações serão conduzidas mediante novas ocorrências.